V2 (022024)
hiral GmbH uses the onlyfy one service (by XING) to process job applications. This Privacy Policy will inform you about the processing of your data by the onlyfy one service and by hiral GmbH.
With regard to interaction within the company account of hiral GmbH, hiral GmbH and New Work SE have shared responsibility pursuant to Article 26 GDPR, as they jointly determine the purposes and means of processing pursuant to Article 4 (7) GDPR. The current version of the agreement on shared responsibility pursuant to Article 26 GDPR, which New Work SE concludes with companies that use onlyfy one, can be viewed here https://www.xing.com/terms/onlyfy-one to gain information on the key aspects of the agreement.
onlyfy one is part of the extensive XING service operated by New Work SE, which pursues the aim of improving and simplifying users’ working lives with a variety of applications (onlyfy one, as well as the XING social and jobs network, kununu, etc.), and creates a more fulfilling working world of work for individuals while boosting the performance of companies. As part of the extensive XING service, onlyfy one is an online platform on which or through which talent and companies meet.
With regard to data processing for which New Work SE is solely responsible or is responsible within the scope of the shared responsibility with hiral GmbH, detailed information is available in the XING Privacy Policy at https://privacy.xing.com/en/privacy-policy. You will also find contact details for New Work SE, as well as for the New Work SE data protection officer there.
When submitting an application, you enter into a user relationship with New Work SE for the purpose of processing applications. In addition, you will receive support and New Work SE can present you with other opportunities in support of your career. A public profile will not be automatically created for you on the XING social and jobs network. The legal basis for New Work SE processing your data is, in particular, Article 6 (1)(b) GDPR (processing necessary for the performance of a contract).
You can pause the creation of your online application at any time and continue at a later point. Cookies are used for this purpose. The data you provide to create the user account, as well as any uploaded documents, are recorded in the company account of hiral GmbH in onlyfy one. The data remains recorded even if an application is paused and/or not completed. In this case, your application is flagged as incomplete and the data remains visible to hiral GmbH only.
The data you have provided as part of the online application can be read, edited, or updated in your candidate profile at any time.
If the calendar function is used, your data is processed during and for the purpose of setting appointments within the application process. The legal basis is Article 6 (1)(f) GDPR. The calendar function is provided by an IT service provider (Cronofy Ltd., United Kingdom). The United Kingdom is classified as a secure third country based on the adequacy decision of the European Commission. Further information on data protection at Cronofy is available here: https://www.cronofy.com/gdpr/ and https://docs.cronofy.com/policies/privacy-notice/
If you use the apply using WhatsApp function, your consent, which can be withdrawn at any time, forms the legal basis for communication (Article 6 (1)(a) GDPR). When applying via WhatsApp, all required applicant information is requested during a WhatsApp chat. The data is then sent directly to onlyfy one through a service provider, and is processed further there as part of and for the purpose of the normal application process.
The apply via WhatsApp function is provided by an IT service provider (PitchYou) that can gain access to your data for this purpose. More information is available here: https://www.pitchyou.de/en/pitchyou-gdpr. Candidate data from apply via WhatsApp are transferred to onlyfy one via an interface. Immediately after this transfer, candidate data are deleted from the apply via WhatsApp infrastructure in PitchYou. Further processing then takes place exclusively in onlyfy one.
Please note that you use your personal WhatsApp account for applications, and therefore we cannot rule out that messages will be transferred, to the USA in particular. WhatsApp data protection information, such as its processing or exercising of data protection rights with regard to WhatsApp is available here: https://www.whatsapp.com/legal/privacy-policy-eea.
Subject to your consent, your application will be sent from WhatsApp via the PitchYou infrastructure to onlyfy one. You have the right to withdraw your consent to this at any time. Either way, your application data will be deleted from the PitchYou infrastructure once transferred to onlyfy one, meaning that PitchYou will not process your data any further.
The FADP applies to circumstances which have an impact on Switzerland, even if said circumstances are initiated outside of Switzerland. Correspondingly, this privacy policy applies to information in line with the EU GDPR and the FADP. Here, EU GDPR terminology is used in favour of FADP terminology. However, FADP terminology is used if the FADP applies and the terminology differs from EU GDPR terminology in a given language. The About this site section on XING contains the name and address of our representative in Switzerland.
Sehr geehrte Kandidatin, sehr geehrter Kandidat,
Vertrauen und Diskretion sind für uns die Basis einer seriösen Personalberatung. Dazu gehört vor allem der sensible Umgang mit Ihren persönlichen Daten. Damit wir Sie optimal beraten und Ihnen interessante Stellenangebote übermitteln können, benötigen wir Ihr Einverständnis.
Vielen Dank für Ihr Vertrauen.
Ihr hiral Team
Ich habe die nachfolgenden Informationen von hiral zur Erhebung, Verarbeitung, Nutzung, Übermittlung und Speicherung meiner personenbezogenen Daten durch hiral und seiner Vertragspartner, auch im europäischen und außereuropäischen Ausland (hiral Datenschutzerklärung mit Stand vom 13. Juli 2020) verstanden und mir ist dies bewusst.
Da wir im Rahmen des Arbeitsverhältnisses besondere Arten von personenbezogenen Daten, insbesondere Konfession, Schwerbehinderteneigenschaft, Familienstatus etc. zu den in Abschnitt 4 genannten Zwecken erheben, verarbeiten, nutzen, übermitteln und in Datenbanken und auch auf Servern im außereuropäischen Ausland, insbesondere in den USA speichern, ist hierfür eine gesonderte Einwilligung von Ihnen erforderlich.
Die Erhebung, Verarbeitung, Nutzung, Übermittlung oder Speicherung Ihrer personenbezogenen Daten ist darüber hinaus dann zulässig, wenn andere Rechtsnormen diese Datenverarbeitung erlauben oder verlangen.
Hiermit willige ich in die Erhebung, Verarbeitung, Nutzung und Übermittlung meiner besonderen Arten von personenbezogenen Daten wie unten beschrieben ein.
Hiermit willige ich in die Erhebung, Verarbeitung, Nutzung, Übermittlung auch ins außereuropäische Ausland meiner personenbezogenen Daten, einschließlich Daten aus einem Registrierungsformular im Rahmen einer Onlinebewerbung, aus Bewerbungsinterviews und zusätzlich von mir übermittelten Dokumenten, wie Lebenslauf, Zeugnisse, Beurteilungen etc. ein.
Hiermit stimme ich bereits vorab der Übermittlung meines unterschriebenen Arbeitsvertrags mit dem Kunden der hiral GmbH an die hiral GmbH für Abrechnungszwecke zu.
Sollte ich meine Einwilligung(en) nicht erteilen, ist es hiral leider nicht möglich meine Bewerbung anzunehmen und weiter zu bearbeiten. Ein Anspruch auf die Bearbeitung meiner Bewerbung besteht nicht.
Sie haben das Recht, diese Einwilligung in die Erhebung, Verarbeitung, Nutzung oder Übermittlung Ihrer personenbezogenen Daten jederzeit für die Zukunft zu widerrufen oder einzuschränken.
Mit der Einwilligung erklären Sie weiter, dass alle von Ihnen angegebenen Daten vollständig und richtig sind. Bei Änderungen bezüglich Ihrer Personendaten erklären Sie sich bereit, hiral umgehend von diesen Änderungen in Kenntnis zu setzen. Protokollierung Die Umstände Ihrer Einwilligung (Tag, Uhrzeit, Inhalt) werden von uns aufgrund gesetzlicher Vorgaben protokolliert.
Alle Beschäftigen von hiral, an der Datenverarbeitung beteiligte Dritte (externe Dienstleister) und unsere Vertragspartner sind auf das Datengeheimnis gem. § 53 BDSG verpflichtet.
Für Auskunft über oder Berichtigung Ihrer Personendaten oder bei Fragen im Zusammenhang mit der Verarbeitung Ihrer Personendaten oder falls Sie Ihre Einwilligung für die Zukunft widerrufen möchten, wenden Sie sich bitte an:
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E-Mail: datenschutz@hiral.de
Telefon: +49 (0) 30 – 555 789 10
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Im Verlauf Ihrer Registrierung als Kandidat erheben wir Ihre personenbezogenen Daten direkt von Ihnen, aus Ihrem Lebenslauf, über Referenzgeber (bisherige Arbeitgeber oder Referenzgeber aus dem Bereich Ihrer Ausbildung) und über Online-Tests, an denen Sie auf unser Ersuchen hin teilnehmen. Unsere Kunden können im Zusammenhang mit ihren Stellenangeboten und Anforderungen zusätzliche personenbezogene Daten zu Ihnen anfordern.
Darüber hinaus erheben wir Ihre personenbezogenen aus anderen Quellen, wenn Sie über diese mit uns in Kontakt treten, etwa über unsere Website, über soziale Medien wie Xing oder LinkedIn oder wenn Sie uns Ihre persönlichen Daten bei einer Jobmesse oder einer Werbe-, Networking- oder Schulungsveranstaltung überlassen.
Wir erheben unter anderem folgende Arten von personenbezogenen Daten:
Wir nutzen Ihre Daten zu dem Zweck, passende Stellenangebote an Sie weiterzuleiten, die Ihren Kriterien und Präferenzen entsprechen oder von die unsere Personalberater als möglicherweise als interessant für Sie erachten.
Wenn Sie uns Ihr Einverständnis erteilt haben, legen wir Ihre personenbezogenen Daten gegenüber Kunden offen, die entsprechende Stellen zu besetzen haben. Ferner nutzen wir Ihre Daten dann gegebenenfalls auch zu Abrechnungszwecken gegenüber diesen Kunden.
Sofern Sie uns Daten anderer Personen weitergeben, gehen wir davon aus, dass diese Ihnen ihre Zustimmung zur Weitergabe ihrer Daten gegeben haben und diese Zustimmung auch das Erheben, Verarbeiten und die Übermittlung dieser Daten durch hiral im selben Umfang wie das Ihrer Daten umfasst.
Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten auch zu weiteren legitimen geschäftlichen Zwecken wie etwa der Erstellung von Statistiken, der Erfolgsauswertung unserer Marketingkampagnen, der Erfassung der Zahl der Besucher unserer Website sowie zur Erfüllung gesetzlicher und aufsichtsrechtlicher Verpflichtungen und Erfordernisse.
Wir setzen gegenwärtig keine Technologien zur automatisierten Entscheidungsfindung ein, um endgültige oder abschließende Entscheidungen zu Ihnen zu treffen. Bei der Erbringung von Dienstleistungen im Bereich der Personalvermittlung für Sie wirkt stets einer unserer Mitarbeiter mit.
In folgenden Fällen kann hiral Ihre personenbezogenen Daten soweit erforderlich oder angemessen gegenüber externen Dritten offenlegen ohne Sie zu benachrichtigen:
Gegenüber unseren Kunden im Zusammenhang mit der Erbringung von Dienstleistungen im Zusammenhang mit der privaten Arbeitsvermittlung (Arbeitnehmerüberlassung und/oder Personalvermittlung).
Gegenüber Unternehmen und Personen, die wir einsetzen, um geschäftliche Funktionen und Dienstleistungen für uns zu erbringen. Dienstleistungen können beispielsweise sein: Gehaltsabrechnungsleistungen, die es uns ermöglichen, die Gehälter unserer Mitarbeiter und unserer vor Ort bei unseren Kunden tätigen Zeitarbeitnehmer zu bezahlen; Bewerberüberprüfungsservices; Betreiben von Datenspeichereinrichtungen, auch in den USA und in der Cloud; Hosting unserer Web-Server; Durchführen von Datenanalysen und statistischen Auswertungen sowie Dienstleistungen in den Bereichen Recht, Rechnungslegung, Wirtschaftsprüfung und sonstige Professional Services.
Gegenüber Behörden, einschließlich Polizei und sonstigen Strafverfolgungsbehörden; Aufsichtsbehörden; Auskunfteien sowie Strafmaßnahmen und Terrorismuskontrollen durchführenden Dritten.
Um anwendbaren Gesetzen und gerichtlichen Anordnungen zu entsprechen oder wenn wir ein solches Vorgehen vernünftigerweise für erforderlich erachten, um: (a) dem Gesetz zu entsprechen, das diese Offenlegung fordert; (b) die Rechte oder das Eigentum von hiral oder der Unternehmen der Gruppe zu schützen; (c) eine Straftat oder ein Vergehen zu verhindern, die nationale Sicherheit zu schützen oder um die Sicherheit der Benutzer dieser Website oder der Allgemeinheit zu schützen.
Gegenüber Dritten, an die wir Teile unseres Geschäfts oder unseres Geschäftsvermögens verkaufen oder übertragen oder mit denen wir fusionieren können. Desgleichen können wir andere Geschäfte übernehmen oder mit ihnen fusionieren. Falls sich unser Geschäft ändert, werden wir Sie darüber unterrichten. Gegenüber IT-Beratern, die Test- und Entwicklungsarbeiten an unseren IT-Systemen vornehmen, gegenüber von uns mit der Datenverarbeitung beauftragten Dienstleistern und sonstigen Dienstleistern, die ihren Sitz auch außerhalb des EWR haben können.
Wir erlegen den von uns beauftragten externen Dienstleistern und Auftragsverarbeitern entsprechend den Leistungen, die sie für uns erbringen, gegebenenfalls angemessene vertragliche, Sicherheits-, Geheimhaltungs- und sonstige Verpflichtungen auf. Wir gestatten ihnen die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten ausschließlich gemäß den gesetzlichen Bestimmungen und nach unseren Anweisungen. Wir gestatten ihnen nicht, Ihre personenbezogenen Daten für ihre eigenen Zwecke zu nutzen und wir sorgen dafür, dass Ihre personenbezogenen Daten bei Beendigung unserer Geschäftsbeziehung sicher zurückgegeben oder vernichtet werden.
Einige dieser externen Dritten sind auch als Verantwortliche für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten für ihre Zwecke verantwortlich, so ist beispielsweise die lokale Steuerbehörde der Verantwortliche für steuerliche Belange. Diesen Verantwortlichen können wir möglicherweise keine Verpflichtungen oder Beschränkungen hinsichtlich der Art und Weise der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten auferlegen.
hiral speichert Ihre personenbezogenen Daten nur solange, wie dies zu den Zwecken, für die wir sie erheben, erforderlich ist. Das bedeutet, dass wir Ihre personenbezogenen Daten für die Dauer Ihrer Geschäftsbeziehung mit uns speichern und solange wir weitere Dienstleistungen im Bereich der Personalvermittlung für Sie erbringen können, solange Sie also aus unserer Sicht an der Vermittlung einer anderen oder einer weiteren Stelle Interesse haben könnten und der weiteren Speicherung der Daten nicht widersprochen haben.
Wir sind gesetzlich verpflichtet, grundlegende Informationen zu unseren Kunden und Kandidaten (einschließlich Verträge, Identitätsnachweis, Finanz- und Transaktionsdaten) zu rechtlichen, Compliance- und steuerlichen Zwecken für die Dauer von zehn Jahren nach Beendigung der Geschäftsbeziehung zu speichern.
Ihre personenbezogenen Daten werden in jedem Falle gemäß den anwendbaren gesetzlichen Bestimmungen und entsprechend den Verjährungsfristen gespeichert, wonach wir Ihre personenbezogenen Daten während eines längeren Zeitraums vorhalten müssen, etwa um etwaige Rechtsansprüche abzuwehren.
Sofern das Gesetz keine Aufbewahrungsfrist vorgibt, bestimmen wir die angemessene Aufbewahrungsfrist personenbezogener Daten unter Berücksichtigung der Menge, Art und Sensibilität der personenbezogenen Daten, des potenziellen Schadensrisikos durch unberechtigte Nutzung oder Offenlegung der Daten, der Zwecke, für die wir sie verarbeiten und ob wir diese Zwecke auf andere Weise erfüllen können sowie der anwendbaren gesetzlichen Vorgaben. In diesen Fällen können wir Ihre personenbezogenen Daten anonymisieren (sodass sie Ihrer Person nicht mehr zugeordnet werden können und wir Sie darüber nicht identifizieren können). Dies geschieht zu Marktforschungs- und statistischen Zwecken, in welchem Falle wir diese anonymisierten Daten zeitlich unbegrenzt nutzen können, ohne Sie gesondert darüber zu informieren.
Wir möchten sicherstellen, dass Ihre personenbezogenen Daten jederzeit richtig und aktuell sind. Neben Ihren gesetzlichen Rechten können Sie uns mittels formlosem Antrag an datenschutz@hiral.de ersuchen, Änderungen an Ihren personenbezogenen Daten vorzunehmen oder Ihnen eine Kopie Ihrer Daten zuzusenden.
Möglicherweise müssen wir Sie um die Angabe spezifischer Informationen bitten, um Ihre Identität zu bestätigen und uns von Ihrem Recht auf Zugang zu Ihren personenbezogenen Daten (oder zur Ausübung eines Ihrer sonstigen Rechte, sofern Sie uns mittels formlosem Antrag darum ersuchen) zu überzeugen. Dabei handelt es sich um eine Sicherheitsmaßnahme, um sicherzustellen, dass personenbezogene Daten nur gegenüber der Person offengelegt werden, die zu ihrem Erhalt berechtigt ist. Wir können Sie auch kontaktieren und Sie um weitergehende Informationen im Zusammenhang mit Ihrem Ersuchen bitten, um Ihre Daten schneller auffinden zu können und unsere Reaktion zu beschleunigen.
Wir nutzen Ihre personenbezogenen Daten zum Zweck der Vermittlung auf Grundlage Ihrer gegenüber uns erteilten Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) und zur Durchführung des Kandidatenvertrags (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Wenn wir Sie von uns aus kontaktieren, stützen wir uns dabei zudem auf die Wahrung unserer berechtigten Interessen als Personalvermittler (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Ein berechtigtes Interesse besteht, wenn wir einen geschäftlichen oder kommerziellen Grund zur Nutzung Ihrer Daten in Verbindung mit dem Betrieb und der Führung unserer Geschäfte haben. Bei der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten berücksichtigen wir alle potenziellen Auswirkungen auf Sie und Ihre gesetzlichen Rechte und sind bestrebt, unsere gegenseitigen Interessen auszugleichen.
Wir nutzen Ihre personenbezogenen Daten nicht für Aktivitäten, bei denen die Auswirkungen auf Sie gewichtiger sind als unsere Interessen, es sei denn, uns liegt Ihre Einwilligung vor oder wir sind dazu gesetzlich verpflichtet.
An Behörden, einschließlich Polizei und sonstige Strafverfolgungsbehörden, geben wir Ihre personenbezogenen Daten nur dann weiter, wenn wir rechtlich hierzu verpflichtet sind (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO).
Diese Datenschutzerklärung ist aktuell und hat den Stand 15. Juli 2020. Die aktuellste Version der hiral Datenschutzerklärung ist jederzeit abrufbar unter https://www.hiral.de/datenschutz-kandidaten.
